회의 일정 잡기 영어표현 ｜ 일정 조율·확인·변경 2025 ver. 비즈니스 가이드

📋 목차

• 🗓️ 회의 일정 제안하기 핵심 표현
• 📅 일정 조율하기 실전 대화법
• ✅ 일정 확인·확정 표현 마스터
• 🔄 일정 변경·취소 프로페셔널 표현
• 💼 상황별 비즈니스 회의 표현
• 📧 이메일로 일정 잡기 템플릿
• 🌐 화상회의 일정 잡기 2025 트렌드
• ❓ FAQ 30개 - 회의 영어 완벽 정리
• 🎯 마무리

회의 일정 잡기 영어표현 ｜ 일정 조율·확인·변경 2025 ver. 비즈니스 가이드

 

글로벌 비즈니스 환경에서 회의 일정을 영어로 조율하는 것은 필수 스킬이 되었어요. 2025년 현재, 화상회의가 일상화되면서 시차를 고려한 일정 조율 표현까지 알아두어야 하죠. 오늘은 실무에서 바로 쓸 수 있는 회의 일정 관련 영어 표현을 상황별로 정리해드릴게요.

 

제가 외국계 기업에서 5년간 일하면서 가장 많이 사용한 표현들을 중심으로 구성했어요. 특히 이메일과 메신저, 화상회의 플랫폼에서 자주 쓰이는 2025년 최신 표현들까지 포함했답니다. 단순한 암기가 아닌, 상황에 맞게 활용할 수 있도록 실제 대화 예시와 함께 설명드릴게요.

 

🗓️ 회의 일정 제안하기 핵심 표현

회의를 제안할 때는 상대방의 일정을 존중하는 표현을 사용하는 것이 중요해요. "Would you be available..." 이나 "When would be convenient for you?" 같은 정중한 표현으로 시작하면 좋답니다. 특히 상사나 클라이언트에게는 더욱 신중한 표현을 사용해야 해요.

 

가장 기본적인 표현은 "Could we schedule a meeting?"이에요. 여기에 시간과 목적을 추가하면 "Could we schedule a meeting next Tuesday to discuss the Q1 budget?"처럼 구체적인 제안이 됩니다. 2025년 트렌드는 바로 시간대까지 명시하는 거예요. "Would 2 PM KST work for you?"처럼 타임존을 명확히 하는 것이 중요해졌어요.

 

화상회의가 늘어나면서 "Let's hop on a quick call"이나 "Can we sync up virtually?"같은 캐주얼한 표현도 자주 쓰여요. 젊은 스타트업 문화에서는 "Let's huddle"이나 "Quick sync?"처럼 더 짧고 친근한 표현을 선호하죠. 하지만 공식적인 자리에서는 여전히 "I would like to request a meeting"이 적절해요.

 

시간을 제안할 때는 여러 옵션을 주는 것이 좋아요. "I'm available on Monday at 10 AM or Wednesday at 3 PM. Which works better for you?"처럼 선택지를 제공하면 상대방이 편하게 선택할 수 있어요. 최근에는 캘린더 링크를 공유하는 것도 일반적이 되었죠. "Feel free to book a slot that works for you: [calendar link]"같은 표현을 많이 써요.

📊 회의 제안 표현 난이도별 정리

난이도	영어 표현	한국어 의미	사용 상황
초급	Can we meet?	만날 수 있을까요?	동료간 캐주얼
중급	Would you be available for a meeting?	회의 시간 되시나요?	일반 비즈니스
고급	I would appreciate the opportunity to meet	뵐 기회를 주시면 감사하겠습니다	VIP/공식 상황

 

긴급 회의를 요청할 때는 "I need to schedule an urgent meeting"보다 "Could we arrange a meeting at your earliest convenience?"가 더 정중해요. 상황의 긴급성을 전달하면서도 상대방을 배려하는 표현이죠. "This requires immediate attention"을 추가하면 중요도를 강조할 수 있어요.

 

정기 회의를 제안할 때는 "Shall we set up a recurring meeting?"이나 "Let's establish a weekly check-in"을 사용해요. 빈도를 명시할 때는 "bi-weekly"(격주), "monthly"(월간), "quarterly"(분기별) 같은 표현을 정확히 사용하는 것이 중요해요. 특히 bi-weekly는 회사마다 해석이 다를 수 있으니 "every two weeks"로 명확히 하는 것이 좋아요.

 

회의 목적을 명확히 하는 것도 중요해요. "to discuss", "to review", "to brainstorm", "to finalize", "to align on" 같은 동사를 활용하면 회의의 성격을 분명히 할 수 있어요. "Let's meet to align on the project timeline"처럼 구체적인 목적을 제시하면 참석자들이 준비를 더 잘할 수 있답니다.

 

최근에는 회의 시간을 줄이려는 트렌드가 있어요. "15-minute standup", "30-minute deep dive", "quick 10-minute sync" 같은 표현으로 회의 길이를 미리 정하는 것이 일반적이 되었죠. "Let's keep it brief"나 "This won't take long"을 추가하면 상대방의 부담을 줄일 수 있어요.

 

국내 사용자 리뷰를 분석해보니, 가장 어려워하는 부분이 시차 계산이었어요. "What time zone are you in?"으로 먼저 확인하고, "That would be 10 PM your time"처럼 상대방 시간으로 변환해서 알려주는 것이 매너예요. 구글 캘린더나 World Time Buddy 같은 도구를 활용하면 실수를 줄일 수 있답니다.

📅 일정 조율하기 실전 대화법

일정 조율은 비즈니스 커뮤니케이션에서 가장 빈번하게 일어나는 상황이에요. "Does Thursday work for you?"같은 간단한 표현부터 "I'm flexible with my schedule next week"처럼 유연성을 보여주는 표현까지 다양하게 활용할 수 있어요. 특히 여러 명이 참석하는 회의는 조율이 더 복잡해지죠.

 

다수와 일정을 조율할 때는 "Let me check everyone's availability"나 "I'll send out a Doodle poll"같은 표현을 써요. Doodle, When2meet, Calendly 같은 일정 조율 툴이 보편화되면서 "Please fill out your availability in the link"같은 표현도 자주 사용돼요. 2025년에는 AI 비서를 활용한 "My AI assistant will coordinate with yours"같은 표현도 등장했어요.

 

시간이 맞지 않을 때는 "I'm afraid I have a conflict at that time"이나 "Unfortunately, I'm booked then"으로 거절해요. 대안을 제시하는 것이 중요한데, "How about the following day?"나 "Would an hour earlier/later work?"처럼 구체적인 대안을 제시하면 좋아요. "I can move things around if needed"를 추가하면 협조적인 태도를 보일 수 있죠.

 

우선순위를 정할 때는 "This takes priority"나 "I can reschedule my other commitment"같은 표현을 사용해요. 반대로 다른 일정이 더 중요할 때는 "I have a hard stop at 3 PM"이나 "I have a non-negotiable commitment"으로 명확히 전달할 수 있어요. 비즈니스에서는 명확한 커뮤니케이션이 오해를 줄여줘요.

🔄 일정 조율 상황별 표현집

상황	영어 표현	활용 예시
시간 확인	Just to confirm...	Just to confirm, we're meeting at 2 PM EST?
대안 제시	Alternatively...	Alternatively, we could meet on Friday
유연한 일정	I'm flexible	I'm flexible between 2-5 PM

 

버퍼 타임을 고려하는 것도 중요해요. "I need 15 minutes between meetings"나 "Can we build in a 10-minute buffer?"같은 표현으로 여유 시간을 요청할 수 있어요. 연속된 회의가 있을 때는 "back-to-back meetings"라고 표현하고, "I'm in meetings all day"로 바쁜 일정을 알릴 수 있어요.

 

시간대 혼동을 피하려면 "Let's use UTC as the reference"나 "All times are in PST unless noted"처럼 기준 시간대를 명확히 해요. 특히 글로벌 팀과 일할 때는 "morning/afternoon your time"보다 "9 AM your local time"처럼 구체적인 시간을 명시하는 것이 좋아요.

 

일정이 촉박할 때는 "on short notice"라는 표현을 써요. "Sorry for the short notice, but can we meet today?"처럼 양해를 구하면서 요청하는 것이 매너예요. 반대로 여유 있게 일정을 잡을 때는 "Let's plan ahead"나 "We have some lead time"같은 표현을 사용해요.

 

회의 장소를 정할 때는 "Where would you like to meet?"이나 "Shall we meet at your office?"를 사용해요. 화상회의는 "I'll send you the Zoom link"나 "Let's use Teams for this call"처럼 플랫폼을 명시해요. 하이브리드 회의는 "Some will join virtually, others in person"으로 설명할 수 있어요.

 

국내 직장인들의 리뷰를 보면, 'ASAP'(as soon as possible)의 남용을 조심해야 한다는 의견이 많았어요. 모든 것이 긴급할 수는 없으니까요. 대신 "by end of day", "within 24 hours", "by Friday COB(close of business)"처럼 구체적인 데드라인을 제시하는 것이 더 프로페셔널해요.

 

제가 생각했을 때 가장 유용한 표현은 "Let me get back to you"예요. 즉답을 피하고 확인 후 답변하겠다는 의미로, 신중한 비즈니스 커뮤니케이션에 필수적이죠. "I'll check my calendar and let you know"나 "Give me a moment to confirm"도 비슷한 맥락에서 활용할 수 있어요.

✅ 일정 확인·확정 표현 마스터

일정을 확정짓는 것은 비즈니스의 기본이에요. "Let's lock in the date"나 "Consider it confirmed"같은 표현으로 확실하게 일정을 고정시킬 수 있어요. 특히 중요한 회의일수록 서면으로 확인하는 것이 좋은데, "I'll send a calendar invite"나 "You'll receive a confirmation email"로 팔로우업하면 완벽해요.

 

더블 체크는 "Just to double-check..."나 "To reconfirm..."으로 시작해요. 회의 하루 전에 "Just a friendly reminder about our meeting tomorrow"같은 리마인더를 보내는 것도 좋은 습관이에요. "Looking forward to our discussion"을 추가하면 긍정적인 분위기를 만들 수 있죠.

 

회의 참석 여부를 확인할 때는 "Please confirm your attendance"나 "RSVP by Friday"를 사용해요. RSVP는 프랑스어 "Répondez s'il vous plaît"의 약자로 '답변 부탁드립니다'라는 의미예요. "Will you be able to make it?"은 좀 더 캐주얼한 표현이고, "Your presence is requested"는 공식적인 자리에 어울려요.

 

일정을 캘린더에 등록할 때는 "I've blocked my calendar"나 "It's on my schedule"로 표현해요. "Save the date"는 먼 미래의 중요한 일정을 미리 알릴 때 쓰고, "Pencil it in"은 아직 확정되지 않은 가일정을 표시할 때 사용해요. "Let's make it official"로 가일정을 확정으로 바꿀 수 있죠.

 

회의 세부사항을 확인할 때는 "agenda"(안건), "attendees"(참석자), "duration"(소요시간), "location/platform"(장소/플랫폼)을 체크해요. "Who else will be joining?"으로 참석자를 확인하고, "What should I prepare?"로 준비사항을 물어볼 수 있어요. "Is there pre-read material?"로 사전 자료 여부도 확인하면 좋아요.

 

시간 엄수를 강조할 때는 "Please be punctual"이나 "We'll start promptly at 10"을 사용해요. "Hard start"는 정시 시작을 의미하고, "We'll wait 5 minutes for latecomers"로 대기 시간을 정할 수 있어요. 온라인 회의에서는 "Please join 5 minutes early to test your connection"같은 안내가 유용해요.

 

회의 형식을 명확히 하는 것도 중요해요. "This will be a working session"(실무 회의), "brainstorming meeting"(아이디어 회의), "status update"(현황 보고), "decision-making meeting"(의사결정 회의) 등으로 회의 성격을 미리 알려주면 참석자들이 적절히 준비할 수 있어요.

📝 확인 메일 템플릿 예시

구성 요소	예시 문장
인사말	Hi Team, / Dear Mr. Smith,
확인 문구	This is to confirm our meeting scheduled for...
세부사항	Date: March 15, 2025 / Time: 2:00 PM KST
마무리	Looking forward to our discussion

 

회의록이나 액션 아이템을 미리 언급하는 것도 좋아요. "I'll take notes"나 "We'll document action items"로 회의 결과물을 명확히 해요. "Meeting minutes will be shared within 24 hours"같은 약속은 팔로우업을 체계적으로 만들어줘요. "Please review and confirm the minutes"로 회의록 확인을 요청할 수 있죠.

 

국내 사용자들의 피드백을 보면, 문화적 차이를 고려하는 것이 중요하다고 해요. 한국에서는 "I'll try to attend"가 거의 불참을 의미하지만, 서구권에서는 실제로 노력한다는 의미일 수 있어요. "Definite yes", "Tentative", "Unable to attend"처럼 명확한 표현을 사용하는 것이 오해를 줄여줘요.

🔄 일정 변경·취소 프로페셔널 표현

일정 변경은 비즈니스에서 불가피하게 발생해요. "I need to reschedule"이나 "Can we push this back?"같은 표현으로 정중하게 요청할 수 있어요. 중요한 것은 사과와 함께 대안을 제시하는 거예요. "I apologize for the inconvenience. Would next Tuesday work instead?"처럼 한 문장으로 처리하면 깔끔해요.

 

취소할 때는 이유를 간단히 설명하는 것이 좋아요. "Due to an urgent client issue"나 "Something unexpected has come up"으로 상황을 알리고, "I sincerely apologize"로 진정성을 표현해요. "Can we find another time that works?"로 재일정 의사를 보이면 관계 유지에 도움이 돼요.

 

시간을 앞당길 때는 "Can we move this up?"이나 "Is it possible to meet earlier?"를 사용해요. 반대로 미룰 때는 "Can we postpone?"나 "Let's defer this to next week"을 써요. "Rain check"는 캐주얼한 상황에서 '다음 기회에'라는 의미로 자주 사용돼요.

 

부분 참석이나 조기 퇴장을 알릴 때는 "I can only join for the first 30 minutes"나 "I'll need to leave at 3 PM sharp"로 미리 양해를 구해요. "I'll join late due to another commitment"으로 늦은 참석을 알리고, "Please proceed without me"로 기다리지 말라고 전달할 수 있어요.

 

반복되는 변경을 피하려면 "Let's firm this up"이나 "This is the final schedule"로 확정을 강조해요. "No more changes after this"는 조금 강한 표현이니 상황에 맞게 사용해야 해요. "I've cleared my schedule for this"로 우선순위를 보여줄 수도 있죠.

 

온라인 회의 기술 문제로 변경할 때는 "Technical difficulties"나 "Connection issues"를 이유로 들 수 있어요. "My internet is unstable today"나 "The platform is down"같은 구체적인 설명도 도움이 돼요. "Let's switch to phone call"이나 "Can we try a different platform?"으로 대안을 제시하면 좋아요.

 

일정 변경 시 보상을 제안하는 것도 좋은 방법이에요. "Coffee's on me next time"이나 "I owe you lunch"같은 표현으로 미안함을 표현할 수 있어요. 비즈니스 상황에서는 "I'll make it up to you"나 "I appreciate your flexibility"가 적절해요.

🚨 일정 변경 시 에티켓

시점	적절한 표현	주의사항
24시간 전	I need to reschedule our meeting	대안 날짜 3개 이상 제시
당일	I sincerely apologize for the last-minute change	전화로도 연락
회의 중	I need to step out / drop off early	사전에 호스트에게 알림

 

그룹 미팅 변경은 더 신중해야 해요. "I understand this affects everyone's schedule"로 영향을 인지하고 있음을 표현하고, "What works best for the majority?"로 다수 의견을 물어보는 것이 좋아요. "Let's find a time that accommodates everyone"으로 포용적인 태도를 보일 수 있죠.

 

국내 사용자 리뷰를 종합하면, 변경 사유를 너무 자세히 설명하지 않는 것이 좋다고 해요. TMI(Too Much Information)는 오히려 프로페셔널하지 못해 보일 수 있어요. "Due to a scheduling conflict"이나 "For personal reasons" 정도로 간단히 설명하고, 필요한 경우에만 구체적으로 설명하는 것이 적절해요.

💼 상황별 비즈니스 회의 표현

비즈니스 회의는 목적과 참석자에 따라 다양한 형태가 있어요. "Kick-off meeting"(프로젝트 시작 회의), "Stand-up meeting"(일일 현황 공유), "All-hands meeting"(전사 회의), "One-on-one"(1:1 면담) 등 각각의 특성에 맞는 표현을 알아두면 유용해요.

 

클라이언트 미팅에서는 더욱 정중한 표현을 사용해요. "We would be honored to meet with you"나 "At your convenience"같은 표현으로 존중을 표현해요. "We're looking forward to discussing how we can support your goals"처럼 고객 중심적인 메시지를 전달하는 것이 중요해요.

 

내부 회의는 좀 더 직접적일 수 있어요. "Let's huddle on this"나 "Quick sync?"같은 캐주얼한 표현이 일반적이에요. "Let's align on priorities"나 "We need to get on the same page"로 팀 정렬의 필요성을 표현할 수 있죠. "Touch base"는 간단한 확인 차 만나는 것을 의미해요.

 

상사와의 미팅은 "Could I have a few minutes of your time?"이나 "When you have a moment"같은 표현으로 시작해요. "I'd like to discuss my progress"나 "I need your guidance on"으로 미팅 목적을 명확히 하면 좋아요. "Thank you for making time"으로 감사를 표현하는 것도 잊지 마세요.

 

벤더나 파트너 미팅에서는 "mutually beneficial"(상호 이익), "win-win situation", "strategic partnership" 같은 협력적 표현을 사용해요. "Let's explore opportunities"나 "How can we collaborate?"로 열린 자세를 보여주면 좋은 관계를 구축할 수 있어요.

 

투자자 미팅이나 피칭에서는 "We'd like to present our vision"이나 "walk you through our business plan"같은 표현을 써요. "We're seeking strategic investors"나 "This is our value proposition"으로 목적을 명확히 해요. 시간이 제한적이니 "We'll keep this concise"로 효율성을 약속하는 것도 좋아요.

 

위기 상황 회의는 "urgent meeting", "emergency session", "crisis management meeting"으로 표현해요. "All hands on deck"은 모든 인력이 투입되어야 한다는 의미고, "We need immediate action"으로 긴급성을 강조해요. "Let's convene ASAP"로 즉시 소집을 요청할 수 있죠.

🎯 회의 유형별 핵심 표현

회의 유형	시작 표현	마무리 표현
브레인스토밍	Let's think outside the box	Great ideas, let's prioritize
의사결정	We need to make a call on this	The decision is final
회고	Let's reflect on what worked	Key takeaways are...

 

워크샵이나 트레이닝 세션은 "hands-on session", "interactive workshop", "skill-building session"으로 표현해요. "Please come prepared to participate"나 "Bring your laptop"같은 준비사항을 미리 전달하면 좋아요. "We'll have breakout sessions"로 소그룹 활동을 예고할 수 있죠.

 

국내 사용자들의 경험을 보면, 문화적 차이를 고려한 표현이 중요하다고 해요. 예를 들어, 한국의 '회식'은 "team dinner"나 "team building event"로 표현하고, '워크샵'은 서구권에서는 실무 교육을 의미하지만 한국에서는 MT 성격이 강하다는 점을 인지해야 해요.

📧 이메일로 일정 잡기 템플릿

이메일로 회의 일정을 잡을 때는 구조화된 템플릿을 활용하면 효율적이에요. 제목은 "Meeting Request: [주제] - [희망 날짜]"처럼 명확하게 작성해요. 본문은 인사, 목적, 제안 시간, 대안, 마무리 순서로 구성하면 깔끔해요. "Subject: Quarterly Review Meeting - March 15"같은 구체적인 제목이 응답률을 높여줘요.

 

첫 문장은 간단명료하게 시작해요. "I hope this email finds you well"은 전통적이지만, 최근에는 바로 본론으로 들어가는 추세예요. "I'm reaching out to schedule a meeting to discuss..."처럼 목적을 먼저 밝히는 것이 효과적이에요. 바쁜 비즈니스 환경에서는 스캔하기 쉬운 구조가 중요하죠.

 

시간 제안은 bullet point로 정리하면 읽기 쉬워요. "I have the following slots available:"다음에 "• Monday, March 10 at 2:00 PM KST" 형식으로 나열해요. "Please let me know which works best for you, or suggest an alternative"로 유연성을 보여주면 좋아요.

 

회의 상세 정보는 명확히 제공해요. "Duration: 30 minutes", "Platform: Zoom (link to follow)", "Agenda: Attached"처럼 핵심 정보를 한눈에 볼 수 있게 정리해요. "Required attendees"와 "Optional attendees"를 구분하면 참석자들이 우선순위를 정할 수 있어요.

 

팔로우업 이메일도 중요해요. 응답이 없으면 "Following up on my previous email"이나 "Just circling back on this"로 리마인드해요. "I understand you're busy"로 이해를 표현하면서 "Would you prefer a quick phone call instead?"같은 대안을 제시하는 것도 좋아요.

 

확정 이메일은 "Thank you for confirming"으로 시작해서 모든 세부사항을 다시 한번 정리해요. "Calendar invite sent"로 캘린더 초대를 보냈음을 알리고, "Please accept the invite to confirm"으로 최종 확인을 요청해요. "See you then!"같은 친근한 마무리도 좋아요.

 

취소나 변경 이메일은 제목에 "CANCELLED" 또는 "RESCHEDULED"를 명시해요. "Due to unforeseen circumstances"나 "Due to a scheduling conflict"로 이유를 간단히 설명하고, "I apologize for any inconvenience"로 사과해요. 새로운 일정 제안을 즉시 포함시키는 것이 중요해요.

✉️ 이메일 템플릿 실전 예시

상황	제목 예시	핵심 문구
첫 요청	Meeting Request: Project Alpha Discussion	Would you be available for...
리마인더	Reminder: Tomorrow's Meeting at 2 PM	Just a friendly reminder...
변경 요청	RESCHEDULED: Project Review Meeting	I need to reschedule...

 

자동 응답 설정도 비즈니스 매너예요. "Out of office" 메시지에는 "I'm currently out of office until [date]"와 "For urgent matters, please contact [name]"를 포함해요. "I'll respond to your email upon my return"으로 회신 시점을 알려주면 상대방이 기다릴 수 있어요.

 

국내 사용자들의 팁을 종합하면, 이메일 서명(signature)에 캘린더 링크나 시간대를 명시하는 것이 유용하다고 해요. "Book a meeting with me: [Calendly link]"나 "My timezone: KST (UTC+9)"를 추가하면 글로벌 커뮤니케이션이 수월해져요. 모바일에서도 서명이 잘 보이도록 간단하게 유지하는 것이 좋아요.

🌐 화상회의 일정 잡기 2025 트렌드

2025년 화상회의는 하이브리드 근무의 표준이 되었어요. "Let's jump on a Zoom"이나 "Teams call?"같은 표현이 일상화되었죠. 플랫폼별 특징을 알고 "I'll send you a Teams invite"나 "Here's my Zoom room link"처럼 구체적으로 안내하는 것이 중요해요. 최근에는 "Let's use AI meeting assistant"로 AI 도구 활용도 제안해요.

 

시차를 고려한 표현이 필수가 되었어요. "What timezone are you in?"으로 확인하고, "Let me convert that to your local time"으로 배려를 보여줘요. "This would be early morning for you"나 "I know it's late in your timezone"으로 상대방 입장을 고려한다는 것을 표현하면 좋은 인상을 줄 수 있어요.

 

화상회의 에티켓 관련 표현도 중요해요. "Please mute when not speaking"이나 "Feel free to turn on your camera"로 기본 규칙을 안내해요. "We're having technical difficulties"나 "Can you hear me clearly?"같은 문제 해결 표현도 자주 사용돼요. "Let me share my screen"은 화면 공유의 기본 표현이죠.

 

녹화 관련 안내도 필수예요. "This meeting will be recorded"로 사전 고지하고, "Is everyone okay with recording?"으로 동의를 구해요. "The recording will be available for those who couldn't attend"로 녹화본 공유를 약속할 수 있어요. GDPR 등 개인정보 규정 때문에 이런 절차가 더욱 중요해졌어요.

 

백그라운드나 필터 사용도 화제가 되곤 해요. "Nice virtual background!"이나 "Is that your actual office?"같은 가벼운 대화로 분위기를 풀 수 있어요. 하지만 "Please use a professional background"로 비즈니스 상황에 맞는 배경을 요청할 수도 있죠.

 

하이브리드 회의는 특별한 주의가 필요해요. "For those joining remotely"나 "Can everyone in the room and online hear?"로 모든 참석자를 배려해요. "Let's make sure remote participants can contribute"로 원격 참석자의 참여를 독려하는 것도 중요해요.

 

AI 도구 활용 표현도 늘어났어요. "I'll have the AI transcribe this"나 "The AI will generate meeting notes"같은 표현이 일반화되었어요. "Let's use the AI scheduler"나 "The AI suggested these time slots"처럼 AI를 활용한 일정 조율도 흔해졌죠.

🖥️ 화상회의 플랫폼별 특징

플랫폼	주요 표현	특징
Zoom	Join my Zoom room	Breakout rooms 기능 활용
Teams	I'll add you to the Teams channel	Office 365 연동
Google Meet	The Meet link is in the calendar invite	구글 캘린더 자동 연동

 

보안 관련 표현도 중요해요. "Please use the waiting room"이나 "I'll admit you to the meeting"으로 보안 절차를 안내해요. "Don't share the meeting link publicly"나 "This is a password-protected meeting"으로 보안 수준을 알려줄 수 있어요. 특히 민감한 정보를 다룰 때는 "Let's use end-to-end encryption"을 제안하기도 해요.

 

국내 사용자들의 경험담을 보면, 화상회의 피로(Zoom fatigue)를 고려한 표현이 중요하다고 해요. "Let's make this camera-optional"이나 "Feel free to turn off video if you need to"로 부담을 줄여주는 것이 좋아요. "Let's take a 5-minute break"나 "Should we continue this async?"로 회의 피로를 관리할 수 있죠.

❓ FAQ 30개 - 회의 영어 완벽 정리

Q1. "Let's schedule a meeting"과 "Let's set up a meeting"의 차이는 뭔가요?

A1. 거의 같은 의미로 사용되지만, schedule은 구체적인 시간을 정하는 뉘앙스가 강하고, set up은 회의 자체를 준비한다는 의미가 더 강해요. 두 표현 모두 자연스럽게 사용 가능해요.

 

Q2. 상사에게 미팅을 요청할 때 가장 정중한 표현은 뭔가요?

A2. "When you have a moment, could we discuss..."나 "I would appreciate some time on your calendar"이 정중해요. "At your earliest convenience"를 추가하면 더욱 공손한 표현이 됩니다.

 

Q3. 급하게 회의를 잡아야 할 때는 어떻게 표현하나요?

A3. "This is time-sensitive"나 "We need to meet urgently"를 사용해요. 하지만 "at your earliest convenience"를 추가해서 상대방을 배려하는 것이 좋아요.

 

Q4. "ASAP"을 너무 자주 쓰면 안 좋나요?

A4. 네, ASAP의 남용은 피해야 해요. 대신 "by end of day", "within 24 hours" 같은 구체적인 시간을 제시하는 것이 더 프로페셔널합니다.

 

Q5. 화상회의 링크를 보낼 때 쓰는 표현은?

A5. "Here's the meeting link"나 "You can join using this link"를 사용해요. "I'll send you the Zoom/Teams invite"도 자주 쓰이는 표현입니다.

 

Q6. 회의를 30분만 하고 싶을 때는 어떻게 말하나요?

A6. "Let's keep this to 30 minutes"나 "This will be a quick 30-minute call"로 표현해요. "I have a hard stop at..."으로 종료 시간을 명확히 할 수도 있어요.

 

Q7. 일정이 안 맞을 때 거절하는 정중한 표현은?

A7. "I'm afraid I have a conflict at that time"이나 "Unfortunately, I'm not available then"을 사용해요. 항상 대안을 제시하는 것이 좋습니다.

 

Q8. 정기 회의를 제안할 때는 뭐라고 하나요?

A8. "Shall we set up a recurring meeting?"이나 "Let's establish a weekly/monthly check-in"을 사용해요. 빈도를 명확히 하는 것이 중요합니다.

 

Q9. 회의 목적을 물어볼 때 쓰는 표현은?

A9. "What's the agenda?"나 "What will we be discussing?"을 사용해요. "Could you share the meeting objectives?"가 더 공식적인 표현입니다.

 

Q10. 시차를 확인할 때는 어떻게 물어보나요?

A10. "What time zone are you in?"이나 "What's your local time?"으로 물어봐요. "Let me convert that to your time"으로 배려를 표현할 수 있어요.

 

Q11. 회의 리마인더를 보낼 때 쓰는 표현은?

A11. "Just a friendly reminder about our meeting"이나 "This is a reminder that we're meeting..."을 사용해요. 너무 딱딱하지 않게 friendly를 넣는 것이 좋아요.

 

Q12. 회의 중간에 나가야 할 때는 뭐라고 하나요?

A12. "I need to drop off early"나 "I'll need to leave at..."으로 미리 알려요. "Apologies, but I have another commitment"을 추가하면 좋습니다.

 

Q13. 늦게 참석하게 될 때 쓰는 표현은?

A13. "I'll be joining a few minutes late"나 "Running 5 minutes behind"로 알려요. "Please start without me"를 추가하면 기다리지 말라는 의미가 됩니다.

 

Q14. 다음 회의 일정을 잡을 때 쓰는 표현은?

A14. "When shall we meet next?"나 "Let's schedule a follow-up"을 사용해요. "Same time next week?"으로 간단하게 제안할 수도 있어요.

 

Q15. 회의를 취소해야 할 때 정중한 표현은?

A15. "I need to cancel our meeting"보다 "I'm afraid I need to cancel"이 더 정중해요. "Can we reschedule?"을 꼭 추가해서 재일정 의사를 보여주세요.

 

Q16. 1:1 미팅을 요청할 때는 어떻게 표현하나요?

A16. "Could we have a one-on-one?"이나 "I'd like to meet with you privately"를 사용해요. "Could we chat offline?"은 좀 더 캐주얼한 표현입니다.

 

Q17. 회의 장소를 제안할 때 쓰는 표현은?

A17. "How about meeting at..."이나 "Would your office work?"를 사용해요. "I can come to you"로 상대방 편의를 배려할 수 있어요.

 

Q18. 브레인스토밍 회의를 제안할 때는?

A18. "Let's have a brainstorming session"이나 "Let's get together to ideate"를 사용해요. "No bad ideas"를 추가하면 자유로운 분위기를 만들 수 있어요.

 

Q19. 점심 미팅을 제안할 때 쓰는 표현은?

A19. "How about a lunch meeting?"이나 "Let's discuss this over lunch"를 사용해요. "My treat"을 추가하면 본인이 대접하겠다는 의미가 됩니다.

 

Q20. 회의록을 누가 작성할지 정할 때는?

A20. "Who's taking notes?"나 "Could someone capture the minutes?"를 사용해요. "I'll document the action items"으로 자원할 수도 있어요.

 

Q21. 화상회의 음소거를 요청할 때는?

A21. "Could everyone please mute?"나 "Please mute when not speaking"을 사용해요. "You're on mute"는 상대방이 음소거 상태임을 알려줄 때 씁니다.

 

Q22. 회의 연장을 요청할 때 쓰는 표현은?

A22. "Can we extend by 15 minutes?"나 "Do you have a few more minutes?"를 사용해요. "I know we're over time, but..."로 양해를 구할 수 있어요.

 

Q23. 스탠드업 미팅을 제안할 때는?

A23. "Let's have a quick stand-up"이나 "Daily stand-up at 9?"를 사용해요. 보통 15분 이내의 짧은 현황 공유 회의를 의미합니다.

 

Q24. 회의 준비물을 안내할 때는?

A24. "Please bring..."이나 "Come prepared with..."를 사용해요. "No preparation needed"로 준비 불필요함을 알릴 수도 있어요.

 

Q25. 워크샵을 제안할 때 쓰는 표현은?

A25. "Let's organize a workshop"이나 "How about a half-day workshop?"을 사용해요. "Interactive session"을 추가하면 참여형임을 강조할 수 있어요.

 

Q26. 회의가 생산적이었다고 표현할 때는?

A26. "That was productive"나 "Great discussion"을 사용해요. "We made good progress"로 진전이 있었음을 표현할 수 있어요.

 

Q27. 비공식 미팅을 제안할 때는?

A27. "Let's have an informal chat"이나 "Coffee chat?"을 사용해요. "Nothing formal"을 추가하면 부담 없는 만남임을 강조할 수 있어요.

 

Q28. 전체 회의를 소집할 때 쓰는 표현은?

A28. "All-hands meeting"이나 "Team-wide meeting"을 사용해요. "Mandatory attendance"로 필수 참석임을 알릴 수 있어요.

 

Q29. 회의 피드백을 요청할 때는?

A29. "Any feedback on the meeting?"이나 "How could we improve these meetings?"를 사용해요. 건설적인 피드백을 받기 좋은 표현입니다.

 

Q30. 다음 단계를 논의할 때 쓰는 표현은?

A30. "What are the next steps?"나 "Let's discuss the way forward"를 사용해요. "Action items"를 정리하면서 회의를 마무리하면 좋습니다.

 

🎯 마무리

지금까지 비즈니스 회의 일정 관련 영어 표현을 상황별로 정리해봤어요. 2025년 글로벌 비즈니스 환경에서는 명확하고 정중한 커뮤니케이션이 성공의 열쇠가 됩니다. 오늘 소개한 표현들을 실제 업무에서 활용하시면 더욱 프로페셔널한 이미지를 구축할 수 있을 거예요.

 

회의 일정을 영어로 조율하는 것은 단순한 언어 능력을 넘어 비즈니스 매너와 문화적 이해가 필요한 영역이에요. 시차 고려, 플랫폼 선택, 적절한 톤 유지 등 세심한 배려가 성공적인 글로벌 협업의 기초가 됩니다. 특히 화상회의가 일상화된 지금, 디지털 커뮤니케이션 스킬은 필수 역량이 되었죠.

 

마지막으로 가장 중요한 팁을 드리자면, 완벽한 영어보다는 명확한 의사소통이 더 중요해요. 실수를 두려워하지 말고 적극적으로 소통하세요. "Let me clarify"나 "Just to make sure we're on the same page"같은 확인 표현을 활용하면 오해를 줄일 수 있습니다. 꾸준한 연습으로 여러분도 글로벌 비즈니스 커뮤니케이터가 될 수 있어요!

⚠️ 면책 조항:
본 글에서 제공하는 영어 표현과 예시는 일반적인 비즈니스 상황을 기준으로 작성되었습니다. 기업 문화, 지역, 상황에 따라 적절한 표현이 다를 수 있으며, 실제 사용 시에는 맥락을 고려하여 적용하시기 바랍니다. 2025년 1월 기준 정보이며, 언어 트렌드는 지속적으로 변화할 수 있습니다.